De hei op. Synoniem voor ‘afstand nemen van het alledaagse’. Een rustige plek om te spreken over de strategie, de organisatie en het team. Ik ontmoet nogal eens ‘hei-gangers’. Sommigen zoeken een externe begeleider, anderen ‘doen het liever zelf.’ Prima.
Die tientallen hei-sessies (niet te verwarren met ‘hijs-sessies’) die ik de achterliggende jaren bijwoonde hebben een lijstje met do’s en don’ts opgeleverd. Hier heb je er vijf, een tikkie zwartgallig, prikkelend bedoeld.
1. Ga niet!
Er zijn 101 redenen om niet te gaan. Doe gewoon je werk. Denk na over verbetering van je werk terwijl je werkt. Gebruik het reguliere werkoverleg om te brainstormen. Gooi de reguliere agenda overboord. Waarom hebben wij afgeleerd om afstand te nemen in het proces? Wie dat kan bespaart tijd, geld en bakken met moeite. Daarom: blijf op je post, reflecteer op je werkplek. Werk aan je team terwijl je werkt. Uitstel leidt tot maagzweren. Hoezo de hei op?
2. Ga niet, tenzij je een concreet doel hebt!
Hoe snel wordt de jaarlijkse heisessie een kopie van verleden jaar. De directeur doet zijn praatje, de afdelingsmanagers hun verhaal. We bediscussiëren onze stokpaardjes, drinken een glas, doen een plas en … alles bleef zoals het was. Waar is het prikkelende doel? Het resultaat om naartoe te werken, maar waarvan iedereen denkt ‘zullen we het redden in de gegeven tijd?’. Wat is nu het hoofddoel? Bijpraten en socializen of inhoudelijk meters maken? Kies en concre-tiseer!
3. Ga niet, tenzij je excellent voorbereid bent!
‘Maar om creatief te zijn hoef je je toch niet voor te bereiden?’ Onzin, juist om creatief te kunnen zijn, is een strak proces behulpzaam. Bereid het proces voor van voor naar achteren en van achteren naar voren. En van grof naar fijn, zoals bij een project. Plan activiteiten in de tijd en be-denk dat dingen dubbel zo veel tijd ‘kosten’ als (achter de tekentafel) bedacht. Werk vervolgens volgens het principe: Het is af als het tijd is en niet -zoals vaak de praktijk- tijd als het af is.
4. Ga niet, tenzij je prikkelende werkvormen hanteert!
Natuurlijk ontkom je er niet aan om jaarlijks je SWOT uit te voeren of het voorgaande jaar te evalueren. Maar de manier waarop kan verschillen. Plak stickers, gebruik brainstorm-software, werk met Metaplan borden of –uitermate louterend- nodig klanten, leveranciers of klagers uit. Ik sprak een (zorg-)bestuurder die zijn jaarlijkse plansessie had vormgegeven in een marktplein. Iedere afdeling werkte aan zijn jaarplan vanuit zijn eigen marktkraam.
Rayonmanagers gingen bij de ‘marktkraam P&O‘ langs om opleidingen in te kopen. Omgekeerd klopte Finance aan bij de ‘rayons’ over de gewenste managementinformatie en rapportages.
5. Ga niet, tenzij de resultaten worden opgepakt in bestaande overleggen.
Heisessies eindigen vaak in een hoera-stemming. De actielijst puilt uit, enthousiasme alom. Maar wat is de realiteit drie maanden later? Er is beperkt opvolging gegeven aan de acties en de output zwerft rond in de mail. De hitte van de dag is een gemakkelijk excuus. Vandaar, koppel resultaten en acties aan mensen en aan geplande (reguliere) overlegmomenten. Eindig de dag met een communicatieplan. Zo draag je de output en energie van je hei-dag de organisatie in!
NB. Ik stuitte op een aanpak van de collega’s van DMS die het ‘hei-proces’ visualiseert!
